專案管理全指南》告別混亂、高效執行必懂的專案管理流程設計！
專案管理可說是職場人的必備技能，但你真的知道專案管理是什麼或者目的為何嗎？從重要性、專案管理流程、模式、工具，再到專案經理應具備特質，本文將一一深度剖析！想讓知識更完備？職享科技的專案管理課程等著你！
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| 一、專案管理超好用！以最小成本取得更大成果 |
一、專案管理超好用！以最小成本取得更大成果
「時間總是不夠用，任務永遠做不完！」這句話大概是所有上班族的寫照，而身旁游刃有餘的同事，可能多半掌握著「做好專案管理」的本領。對於專案管理一詞大家都不陌生，其實它不僅關乎任務的執行，更是一門整合資源、掌控進度，最終完美達成目標的大學問。
無論是職場新鮮人，還是身經百戰的管理者，專案管理都有助於將事務化繁為簡，在有限的時間內，創造出翻倍成長的價值，甚至在日常中也適用！期望輕鬆駕馭專案，成為「職場＋生活」的時間規劃能手嗎？先讓職享帶你了解一下專案管理的核心概念。
（一）專案管理是什麼？關鍵要素全剖析
專案管理所控制的「專案」就是有確切目標、有資源配置，且需在限定時間內完成的「任務」或「計畫」，比方說單一產品的行銷推廣、開發內部的管理軟體、績效管理的制度改革等，專業領域不限、大小十分自由。原則上專案不會全數交由同一個人進行，而是組織成專案團隊，並賦予各自擔任的角色。
而專案管理目的即為「管理」特定的「專案」，確保執行方向往目標正軌邁進、資源預算運用恰當、時程安排沒有延遲、每位成員按照分配完成階段性職責，眾人的合作下盡可能排除障礙，及早順利交付符合目標的成果。
在業界裡，專案管理有個「鐵三角」的形象，中央指標是品質、另外三角分別是成本、時間、範疇，可以想像品質的面積需維持固定，若有一邊的角度變小或變大，則其他元素會隨之調整來切合面積不變的需求。而且通常希望成果品質只能更好，不能比最低門檻再差，所以異動的勢必為 3 個條件間的比例平衡囉！
（二）詳解專案管理的重要性
希望以上說明有助於大家更接近看似很遙遠的專案管理，接下來進一步談談專案管理具體能帶給我們哪些好處吧！
- 提高資源運用成效 ▶「明確規劃＋資源配置」有效保證每個環節執行發揮最大效益，減少不必要的開支與延誤。
- 專案目標清晰一致 ▶ 透過前期需求分析和目標設定、中後期重新對焦及定期檢討，所有成員朝著共同的目標前進，避免浪費心力在錯誤、無關緊要的工作。
- 增進團隊協作效率 ▶ 一切溝通機制、書面紀錄標準化，像是定期會議、文件管理、協作工具的統一，加強資訊透明度與討論效率。
- 有效控管潛在風險 ▶ 率先辨別潛在風險、早一步制定應對策略，包含風險評估表、備選計畫製作等，降低突發狀況對專案的影響，極小化可能的損失。
- 執行進展一覽無遺 ▶ 定時更新 KPI 追蹤、進度報告、里程碑設定時程此類訊息，以便利害關係人即時掌握專案進展，做出正確決策或調整方針。
- 預防交付品未達標 ▶ 利用如 QA 測試、用戶回饋蒐集等管道，系統性地仔細檢查成品，驗證最終交付成果符合基準、品質達標。
- 確認預算的可控性 ▶ 舉凡成本估算、花費細項、事後查核等，時時觀察專案推進是否維持在可接受的成本範圍內，後續亦可用於檢討哪些是非必要支出作為借鏡。
- 加速市場反應速度 ▶ 比方說敏捷管理、快速試驗（MVP 最小可行產品開發）、數據驅動決策等有利於迅速反應市場回饋的途徑，促使專案週期加緊腳步，好的繼續留下、壞的直接淘汰，不斷提升企業競爭力。
- 合併彙整結果數據 ▶ 融合多項流程和任務，專案相關庶務清楚統整在單一報告內，更容易學習的同時，還能改進未來的專案管理實踐。
即使和工作的關聯性不大，生活中的瑣事，何嘗不是由各種切成小方塊的專案所構成的呢？大至未來職涯規畫、小到運動習慣養成，有意識地將專案管理思維投注其中，你會發現自己能夠將時間運用得宜，不會留下遺憾！
二、專案管理流程關鍵 5 步驟：專案管理流程圖示讓你一次搞懂！
說到底，究竟該如何做好專案管理？有沒有一套程序能夠先依樣畫葫蘆？若想打造完善的專案管理，基礎的 5 個重點階段劃分不可不知！
🎯專案管理五大流程 Stage ⑴ ▶ 專案啟動．找對方向
鑒於專案的誕生都是為了因應某個需求、目的，最初的啟動便是要挖掘這些尚未明朗的背後動機、著手撰寫專案章程（Project Charter），內容包括：
- 「這個專案怎麼樣算成功？」
- 「這個專案涉及的範圍、部門有哪些？」
- 「這個專案可動用的資源、預算大概如何分配？」
- 「這個專案個別執行項目的主導者是誰？有哪幾位成員輔助？」
- 「這個專案預計每個時間點要達成的子目標有什麼？可行性高嗎？」
上述報告主要是讓利害關係人（Stakeholders）對專案的願景、目標有相同的認知，此階段暫時不用往下延伸或者太過詳細，先擬出個大略方向即可，如此才能加快對焦的進程，為往後推進鋪路。
「如果有人質疑專案的方向，甚至與其它專案的優先順序該怎麼辦？」經營者有經營者的看法、部門主管有部門主管的顧慮為人之常情，每個人都希望與自己最相關的事情擺在第一位。所以專案管理者更應該將蒐集到的資訊量化、公開，幫助大家釐清「為什麼現在的目標與配置能夠符合多數人利益，以及資源運用已達最大化」，溝通時不只變順暢、具說服力，也能站得住腳。
🎯專案管理五大流程 Stage ⑵ ▶ 專案規劃．細節擬定
再來就是把啟動時提及的事項策劃完備、深化上述的啟動目標、回覆瑣碎的執行面細節等專案計畫（Project Plan）藍圖描繪事宜，涵蓋 4W1H：
- 為什麼有這個專案、目的為何？（Why）：除了專案目標的文字敘述，還需補充應達成的數據指標（如：提升市占率 → 提升 20％ 的市占率）。
- 投入專案的成員擔任角色為何？（Ｗho）：例如負責人的指派，以活動辦理的專案而言，負責聯絡場地、排定活動細流、廣告素材投放等夥伴的工作職務調配。
- 專案的時、地、執行還要注意什麼？（Ｗhen、Ｗhat、How）：詳盡規劃每個專案里程碑要取得的成果（如：在專案啟動 2 個月之後，轉換率應有 2％ 的上升幅度），並列出為達成子目的會採用哪些方法（如：再行銷、優化網站內容）、預算多寡，最好還可以設想到潛在風險，與後續的危機處理（如：廣告文案若被競業投訴有無對策）。
規劃細節時，不妨多參照工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS）進行描述，WBS 看起來猶如樹狀圖結構，可能會將專案向下拆解出各部門、再向下列舉各部門所擔負的工作、再向下標註這些工作中會由誰負責日常的執行等，有了清晰的組織架構和責任分配，階段性任務管理起來方便許多！
🎯專案管理五大流程 Stage ⑶ ▶ 專案執行．計畫實踐
當細項確立完畢，接著自然是實行的關鍵時刻，也是耗費最多時間的步驟。基本上前面規畫倘若足夠完善、具體，不穩定因素被排除的差不多了，除了特殊緊急狀況之外，按部就班執行、討論，普遍不會出現太大的紕漏，此時就能感受到專案管理所帶來的益處。
儘管完整的專案計畫能夠把意外發生機率降低，但有些時候突發事件就是來得措手不及。針對不可抗力的內部或是外來因素，就仰賴專案經理「變更管理」的能力！所謂變更管理並非避開所有變更，而是變更發生時，專案團隊能夠有條不紊地應對，不管是暫緩、修正、衡量後可忽視，共通目的在於「減少變更造成的負面衝擊，甚至轉化為專案的機會」。
🎯專案管理五大流程 Stage ⑷ ▶ 專案監控．試驗調整
雖說大部分的監控流程被歸類在第 4 道程序，不過從先前的介紹可以得知，專案的監控早在規劃階段就已經開始行動！萬一觀察到範疇、時間、成本上任一方產生偏差、離開正軌、出現發散的蛛絲馬跡，專案負責人需視情況即時調整；事態嚴重者，可能還得發想更進一步的補償措施。簡而言之，監控期間就是要讓所有進度符合計畫，並適時彈性變動以防問題擴大。
若是希望專案順利展開，把不可控性減到最低少，建議專案進行期間多留意下列事項：
- 參考過往專案，如有相似的模板、改善意見可以避雷最佳。
- 如期動工執行，能夠提早更好。
- 提前確認資源，盤點有無到位。
- 固定會議對焦，隨時更新消息。
這個階段可用實獲值管理（Earned Value Management, EVM）與利害關係人講解專案現況，EVM 整合了專案管理的「鐵三角」，將它們換成更直覺的數字、百分比來進行運算。相關指標有：「可花費的總金額、已花費金額」、「現在應完成的比例、現在已完成的比例」，方便大家理清目前該專案是省錢還是超支？是超前還是落後？專案完成的未來總成本、總時間距離還有多遠？既客觀又好懂！
🎯專案管理五大流程 Stage ⑸ ▶ 專案結束．經驗汲取
當專案項目都交付成果、驗收結束、合約走完、款項付清、開完結案會議就代表專案正式落幕！這時候專案經理們請務必把過程中的學習、檢討彙總，且一定要製作成文檔留存紀錄，優化其後的專案實施喔！
只看文字說明還是學不會？
三、3 大專案管理模式解析！你的組織適合哪一種？
隨著產業類型越來越多元，專案管理方式正同時因應此趨勢，基於上方的 5 個流程衍生出各式各樣的分支，但大致上不會脫離下方 3 種模式。
（一）瀑布式專案管理（Waterfall）
瀑布式管理的最大特點在於「循序漸進的線性框架」。想像一下現在的你正要蓋一棟房子，只是在此之前還需要完成一系列的步驟：
需求分析 ▶ 你需要確定房子的居住成員、裝潢風格、格局分布、規劃預算等必要條件。
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藍圖設計 ▶ 根據以上的需求分析，繪製出一份更詳細的施工圖。
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施工開始 ▶ 按照繪製好的施工圖，一步一步打地基、砌牆壁、最後裝修內部。
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機能測試 ▶ 房子蓋好後，還得進行水電、結構各種測試，確保房屋的安全性和功能性達標。
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長期維護 ▶ 最後為了長久下來的舒適，應定期修補漏水、更換老舊設備來維護住家。
蓋房子其實就是瀑布式專案管理的概念！先將專案分成不同的階段，階段中則有明確的目標和交付成果，且每個環節都有既定的先後順序，不可跳過或者僅重做上一個步驟，待全數完成才公開。為了降低之後修改的風險，於前期的需求調查、設計文件、測試規劃等需投資更多心力， 比較適合需求穩定、不易變更的專案，例如建築業、製造業等。
👉 架構相近的專案管理法：Prince2
（二）敏捷式專案管理（Agile）
敏捷式管理與瀑布式管理完全相反，強調的是「小步快跑的迭代生產」。比方說周遭好友準備慶祝生日，一個專屬的客製化蛋糕不可或缺：
- 小批量、迭代式生產 ▶
- 先烤出一個小的蛋糕原型，讓朋友品嘗看看喜不喜歡。
- 根據他的回饋選擇蛋糕的樣式、口味，並微調細節，直到做出最完美的蛋糕。
- 快速反饋、持續改進 ▶
- 在製作過程中，不斷藉由和朋友溝通，了解他的想法和建議。
- 根據他的回饋迅速調整製作方向，確保蛋糕符合朋友的期望。
- 團隊合作、靈活應變 ▶
- 除了朋友的建議，面對不懂的烘焙知識也可以詢問麵包坊的工作人員，共同解決製作中遇到的問題。
- 有了小的蛋糕原型樣本，加上專業團隊的協助，烹仍時能夠保持彈性，隨時應對朋友的態度變化，或是未知的設備障礙。
從上面的例子剖析，可以看到光是單一個「做蛋糕」的目標就被拆分成數個小型專案（小的蛋糕原型）推進，表示成員們只要完成手上任務，就有機會放上市場試水溫，再基於市場、客戶反應即時做出更新，針對行銷領域、軟體開發等擁抱變化、靈活性高的產業好處多多。
👉 架構相近的專案管理法：Scrum、XP、Lean
| 瀑布式專案管理 Waterfall | 敏捷式專案管理 Agile | |
| 模式 | 線性流程，階段分明，按順序執行 | 迭代式流程，小批量交付，不斷循環 |
| 溝通 | 更強調文字的記錄，每個階段都有詳細的文件輸出 | 重視團隊協作，文件相對簡潔，偏向口頭溝通 |
| 彈性 | 過程中變動難度較高，一旦進入下一個階段，較難回頭修改 | 擁抱變化，能夠快速適應持續調整的需求 |
| 第三方參與 | 如有客戶參與，主要著重在專案初期一同定義需求 | 如有客戶參與，經常會全程密切合作，隨時提供反饋 |
| 風險評估 | 於專案初期進行全面性的評估及規劃 | 每個迭代中進行衡量和管理 |
| 特性總結 |
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| 適用類型 | 需求明確、變動性較低的專案，例如建築、製造 | 追求靈活性、容易變更的專案，例如行銷、軟體開發 |
（三）混血式專案管理（Hybrid）
由於瀑布式管理、敏捷式管理各有其優劣勢，因此業界也逐漸開發出所謂的「混合式／混血式專案管理」：
- 可能是前期以瀑布式管理定調庶務性的計畫；後續利用敏捷式管理開發 MVP 最小可行產品。
- 或者前期經由敏捷式管理迅速盤點潛在需求；後期透過瀑布式管理設計出大量製造的生產線。
混合式專案管理的演變，可說是讓 2 者的特點發揮綜效、彌補原先的不足，視產業、商品、服務決定採行的比例即可，將專案管理的效益再放大。職享要再次提醒大家，專案管理的模式沒有好壞之分，關鍵仍在於尋找到最適合的方法！
四、專案管理工具分享｜選對小助手令專案管理更流暢
既然專案是交給「團隊」管控，那麼如何有效溝通、順暢交流勢必成為焦點，這時圖表、軟體工具等視覺化應用絕對有幫助，協作效率再上一層樓！底下我們推薦的 5 個常見圖表 x 6 個好用軟體趕緊收藏。
（一）視覺化絕不能少！
首先，密密麻麻的文字容易拖垮資訊傳達的效果，好懂、易讀的圖表在此派上用場，穿插使用凸顯訊息更清晰。
📊心智圖
心智圖（Mind Map）透過逐步推演的思維，引導使用者腦力激盪、找出新的可能性。中心寫下本次專案的主軸、目標，根據字詞往四周發散思考，自由聯想的觀點、層次分明的結構，搭配圖像化資訊，整理和表達更加有條理，還能一一抽絲剝繭、從關聯中察覺未曾看到的盲區，非常有利於專案加速推行。
📊工作分解結構圖
剛剛討論到的工作分解結構 （Work Breakdown Structure, WBS）最後的產出亦可製成圖表！針對階級從屬、職責釐清等事項，以樹狀框架呈現，了解執行方面一旦有問題該找誰盡速處理，順道預估箇中的成本、時間，減少隱含在內的風險。
📊甘特圖
相信接觸專案管理有一段時日的職場人，針對甘特圖（Gantt Chart）肯定不陌生。這個時程規劃的最佳幫手，水平為時程、縱軸為任務名稱，把原先難以掌握的時間表清楚彙整，先後次序、應投入時間無所遁形。倘若某個階段性任務和預想時長有落差，可迅速以甘特圖檢視，評估哪些地方能夠協調，以便如期交付。
📊流程看板
工作流程看板（Kanban）中，每個待辦事項猶如一張張應破關的任務卡片，上方的看板列出專案進展階段，什麼事務待處理、進行中、需調整、已接近結束等皆清楚可見，調整後需再次確認的項目亦可於看板間自由移動、重回上一個階段，使用便利性極佳，普遍用於敏捷式的專案管理之中。
📊簡易清單
針對個人手上的專案事項，推薦大家創建一個專屬的簡易清單（To-Do List），這類待辦清單屬於比較初步的工作管理工具，稍作分類並勾選完成項目，執行完畢與未完成進度的事項一覽無遺，簡單又好上手，不怕自己有遺漏而延遲專案進度！
（二）軟體工具不藏私！
專案管理相關職務越來越興盛，為了因應這個浪潮，市面上軟體工具紛紛遍地開花，主打將專案管理常用的圖表、功能通通打包，各式專案管理軟體（Project Management System, PMS）百花齊放，快來看看哪個工具符合組織需求：
📊Trello
Trello 最為人知的便是它將專案管理視覺化。系統裡細分成豐富的客製化看板，看板內直接創建任務卡片，並設定完成期限、加入指派成員、增減自訂標籤，視情況將卡片來回放置。如果不確定該怎麼起步，Trello 內還有數百種以上的模板參考！VISA、ZOOM、Google 這些國際組織都在用。
👉 看更多《職享工具書｜Trello應用程式，時間管理超方便！職場人必備》
📊Asana
Asana 的客戶有 Amazon、Dell、嬌生等團隊，由 Facebook 的共同創辦人達斯廷．莫斯科維茨（Dustin Moskovitz）推出，除了適合用於獨自生產，大型的專案管理一樣沒問題。以單項任務串接多個專案，面板簡潔、即時提醒、提供多種類型的圖表如清單、看板、時間軸，使用者能夠用最習慣的方式了解專案進度。
📊Jira
Jira 有點像是專為軟體開發團隊打造一款的專案管理工具，和 Trello 同屬 Atlassian 公司，舉凡 Spotify、Tesla、NASA 等知名集團均是它的擁護者。高度客製化，且能與 Git、CI／CD 開發工具完美整合，然而使用者需要略懂 IT 才有辦法運用自如，否則工具反倒成了阻礙。
📊Zenkit
Zenkit 結合清單、看板、日曆、甘特圖，先選擇形式、再依據不同的專案需求，自創工作流程和欄位，並使用連結、子任務、相依性等功能，建立出一套複雜但易懂的專案結構。特別是心智圖的描繪被許多人評為「超好用」，FedEx、IBM、Microsoft 均有認證！
📊Wrike
Wrike 成功案例囊括奧美、施耐德電機等跨國公司，可和 Adobe Creative Cloud、Microsoft Office、Google Drive、 Salesforce 平台串連，其強大之處在於自動化重複性任務、詳盡的時程追蹤及關鍵指標報告，輕鬆控管複雜的各類專案、達到里程碑績效。
📊TeamGantt
從名稱不難看出 TeamGantt 的亮點為甘特圖，甘特圖採取直觀且易於操作的介面，以拖放的方式建立和管理專案排程，加上內建的清單、檔案共享、成員分派、成果評論等輔助工具，技術門檻低，大型企業 Uber、NETFLIX、NIKE 皆為合作夥伴。
眼花撩亂不知道該怎麼評估選擇哪種軟體嗎？建議各位善用每個工具的免費試用版本測試，只要 UI 設計看得順眼、用起來順暢無礙就沒有太大的問題！
另一方面，在這些軟體工具導入之際，導入者務必清楚布達使用指引、建立規則；使用者應仔細瀏覽相關手冊、檢測實作是否順利，有問題即時反應，才能令專案管理工具真正發揮最大價值。
工具僅是輔助！專案管理的核心思想建立更要緊
五、專案經理特質有哪些？想成為優秀 PM 的人別錯過
最後，專案管理中怎能少了靈魂人物—專案經理！不論是正想嘗試發展 PM 職涯的職場人士、已經歷練多年的資深專案經理，甚至是企業在徵求專案管理人才，不妨多加打磨、觀察有無具備 7 大特質。
＃統籌能力
統籌中包含整合資源、協調團隊、確保專案順利推進的能力。統籌能力優越的專案經理們，能在變動裡保持專案的連貫性，同時又能根據專案需求的快速調整，維持各環節有條不紊地穩定運行，大大提升整體執行效率與成功率。
＃溝通能力
溝通、溝通再溝通原則上就是專案經理一天的日常，作為團隊內部、外部利害關係人的橋樑角色。尤其是執行面多半並非由專案經理親自經手，若想確定合作順暢、不同部門理解並落實執行，更需要能夠清楚表達專案目標、協調目前進度、理解客戶需求的溝通能力。
＃領導能力
對內，專案經理引領的是專案團隊內的全部成員，從運用人才、激勵夥伴、化解紛爭等問題皆得巧妙處理，避免工作外的情緒因素影響到整個專案進展，且必須在多重壓力下做出最符合利益的決策，以上都是落在領導能力的範疇！
＃多工處理
就如同我們所說，專案經理是個跨部門、管內外的職位，無法只專注於同一項事務。同個專案裡，從管理時程、監督進度到應對突發狀況，這些均為專案經理的職責；手上其他個別客戶的專案更有撞在一起的可能性，除了靈活出色的多工處理能力，還得時時刻刻穩住心緒。
＃問題解決
專案經理的另一個工作，就是時常在專案進行的流程「主動發現」並想辦法解決中間遇到的各種問題、突發狀況，像是進度落後、資源短缺、技術難題等挑戰，大部分沒有 SOP 可循，都是發生什麼便儘快找出解決方案，排除眼前的不確定性因素，針對瓶頸處對症下藥。
＃數據邏輯
專案當然不能只憑直覺做決策，而是透過敏銳客觀的數據分析來預測專案走向、說服利害關係人。例如專案經理應藉由各階段量化的 KPI 掌控專案進度、匯報執行狀況，假如幸運地提前發現某段進程比預期的落後，才能即時採取必要對策，幫助專案回到正軌。
＃領域專業
「專案經理不是會溝通、協調就好嗎？為何要具備產業知識呢？」以客戶的角度試想，若是推派一個沒有相關背景的專案經理來與你協商，信賴程度是不是就大幅降低了呢？
這裡的專業並不意味專案經理要成為該領域的技術專家，但仍需具備基本的行業知識，與團隊有效溝通、獲取客戶信任。譬如負責軟體開發專案的經理，至少對於敏捷開發、程式架構、用戶體驗等需有一定的概念，才能和工程師、設計師順利協作。擁有專業知識不只是為了提升專案效率，也能讓專案經理更具說服力，贏得利害關係人的信任與支持喔！
六、專案管理課程工作＆生活都適用！【職享科技】擁有最靈活的教學方法
「原來專案管理還有這麼多眉角、知識要注意！我想學好專案管理，有沒有合適的資源或專家可以幫助我呢？」光說不練不是真功夫，專案管理課程推薦來找【職享科技】就對了，即使並非專案經理相關工作，對於你的日常生活、職務規劃肯定有所助益！
專案管理的實際範圍比你想像中的還要廣泛，更多精華無法全數包含在今日職享與你聊的內容當中。我們將課程重點劃分，就是要幫大家能深入洞悉專案管理究竟在做什麼：
▶ 不是 PM 也要懂的專案管理課程 ◀
▶ 專案管理之主題課程 ◀
✅ 專案管理—計畫式
✅ 專案管理—敏捷式
✅ 產品設計與思考
✅ 產品設計與衝刺
已經迫不及待想要了解如何落實專案的執行時程、提升專案整體的執行績效、習得有效與各部門溝通的技巧、減少專案執行的困窘、降低專案執行風險、拓展宏觀思維了嗎？即刻聯繫職享科技，所需知識一把抓，人人都能成為精準掌控時間、資源、風險的專家。
誰說只有 PM 要懂專案管理？打造你的高效工作與生活
