簡報技巧精華》高手都在用的架構x設計祕技，讓觀眾專心聽你說！

一、學簡報技巧的前置作業：先釐清 5 道提問＆架構設計！

需要輪番報告的時刻到來，你也曾開著電腦、面對簡報軟體卻不知從何下手？總是上台後全身發抖，緊張到無法把話說好？甚至觀眾看著你用心準備的簡報，卻逐漸走神？準備報告前，先別急著打開 PPT、直接毫無章法地擬講稿！

這次職享科技就以我們多位專業講師的私房經驗為底，分享給你有關簡報目的、受眾、時間等 5 個前置提問，以及大綱生成的設定、淬鍊、設計、層次等 4 道手續，只要掌握精隨，每一次簡報都成為你最精彩的演出！

（一）簡報製作前關鍵 5 問答

⑴「這份簡報目的是什麼？」

從演講、提案到定期工作成果匯報，每次簡報一定都有它要達成的目標。在準備簡報前，先回答自己「這份簡報應該取得什麼樣的結果才算『做得好』」—是要說服聽眾採取行動、傳遞結果、還是授予新知？目的不同，內容編排和語氣風格也會有差。比方說：

	核心目的	適用情境	內容特色
提案型簡報	說服對方、推動決策	專案提案或募資 策略建議	強調痛點、解決方案、數據佐證，結尾附帶明確行動呼籲。
會議型簡報	資訊交流、促進共識	進度報告 部門會議 問題檢討	注重事實和數字，以圖表呈現，利於團隊快速聚焦。
培訓型簡報	技能傳授、技術教學	內訓課程 教育訓練 知識分享	條理清晰、案例輔助，多半會搭配互動問答提升學習效果。
演講型簡報	影響力發揮、觀點啟發	論壇 研討會 TED Talk	故事導向，善用圖片和著名金句，營造情感共鳴的氛圍。
銷售型簡報	案件成交、推廣產品	客戶拜訪 產品發表會	聚焦需求和差異化，輔以案例或比較表，放大購買誘因。

明確的目的能讓你聚焦在最核心的訊息上，避免資料過多或主題偏離，聽眾在結束時能更準確記住你想表達的重點。

⑵「簡報聽眾輪廓長怎樣？」

簡報當然不是在對空氣說話，和我們銷售的情境同理，受眾、聽眾是誰會影響你選擇的案例、用詞深度及互動方式，甚至是整場簡報是否能稱為「成功」的核心：

• 這次的聽眾可能已經具備哪些背景資訊？
• 這次的聽眾可能想要了解哪些他們還不清楚的事？
• 這次的聽眾聽完簡報後，你想要他們感受到哪些情緒—被說服？被激勵？被影響？

例如針對專業人士的場合，不妨提及稍微難一點的術語進行深入分析；就新手或跨領域民眾而言，則需要以生活化的故事和比喻說明，即便是小白一樣能輕鬆弄懂。提前了解聽眾的年齡層、背景、職業、需求，這份簡報就會更貼近他們的理解和偏好，自然而然願意好好聽你說。

⑶「為什麼來聽這場報告？」

聽眾會花費自己寶貴的時間坐在會場必然有原因—或許是工作上必須參加、想快速掌握決策依據、希望學到實用技巧、對某個產品或方案感興趣想了解箇中價值，或者被精彩故事、獨特觀點吸引，或者單純慕名而來。

先釐清聽眾來聽這場簡報的目的，再評估論述方式：是要加一點幽默吸引注意力，還是引用數據強化說服力？針對他們的需求設計內容、提供有價值的資訊，不僅滿足期待，也降低失望或出現「勉強聽講」的負面感受。掌握得當，你的專業度和可靠形象將在聽眾心中留下深刻印象！

⑷「我有多少時間能報告？」

報告的時間長短將決定你的簡報重點該如何取捨以及說話節奏，如果只有 10 分鐘，勢必得擷取要點、直搗核心；若有 1 小時，會多出不少餘裕安排案例、互動、鋪陳，為體驗感加分。時間管理不單和你的內容量有關，也牽涉到觀眾的專注力和印象，建議練習時就調配好步調。

⑸「簡報場地的配置為何？」

場地大小、座位排列、設備配置這些看似不重要的細節，反而成為整體流程順暢與否的關鍵！像是大型會場可能需要麥克風和大螢幕；小型會議室則推薦採取走動、近距離交流的方式為佳。假如該場地支援多媒體播放或分組討論，你就能增加更豐富的互動環節。

早一點到現場準備、熟悉環境，以防臨場遇到技術障礙手忙腳亂，可控性的因子越多越好，對於緩解緊張有很大的幫助喔！

（二）秒懂簡報構思 4 步驟

Step 1 ▶ 目標設定

有了以上問題的答案，該如何設定好目標就變得非常簡單！首先由聽眾（Who）、簡報目的（What）、傳遞架構（How）、思考模式（Why）4 個面向起步，多半就能抓住整份簡報的核心不跑題。

Step 2 ▶ 資訊淬鍊

主要以「發想、分類、排序、凸顯」4 道手續建立其中邏輯脈絡，實務上可採用下列方法：

• 文義解構：利用「切分段落、摘要下標、精鍊文字」於龐雜的資訊提煉要點。
• 關聯重組：利用「分組關聯、層級關聯、動向關聯」重新定義資訊間的連結。

基於上述摘要，配合適當的比喻（將專業化為淺顯易懂的知識）、對比（闡述你的差異和優勢），以及其他數據法、提問法、道具法、聽眾體驗法來完善資訊內容。

Step 3 ▶ 版面設計

每頁找出 1～2 行簡潔有力的「主標＋副標」，提取能夠量化的指標、跳脫文字疲乏；視覺動線則切合一般閱讀習慣—從上到下、從左到右、層次區分，輔以列點、步驟這類架構清晰的版型，畫面看起來會更整齊且有助於理解。

✨關於簡報視覺設計的眉角，我們下方還有進一步的 6 大技巧介紹，千萬別錯過！

Step 4 ▶ 重點層次

檢視一下手頭整理好的資訊，確認是不是「聽眾好看、講者好說」。盡量做到投影片的一致性、簡化（去除雜訊）、強化（重點突出）、分化（分段講述），該關注的部分一目了然最重要！只看整體結構比例可歸納為：

• 開場（Opening）→ 佔整體簡報的 10％，包括打招呼、自我介紹、吸引目光、直接點出本次簡報能帶來的價值。
• 正文（Body）→ 佔整體簡報的 80％，會依報告的類型再細分，圍繞著你的核心訊息、架構邏輯展開。
• 結尾（Closing）→ 佔整體簡報的 10％，應總結上述資訊，並給出明確的「下一步行動（Call to Action）」。

✨隨著 AI 工具的崛起，學會聰明運用如 Chatgpt、Gemini 等軟體輔助尤為重要！從充實的架構內容到友善的視覺設計，AI 工具都能起到很大的作用，讓你的簡報既快又好、專業又有感。迫不及待要活用 AI 了嗎？職享科技的《活用 AI 打造高效簡報》絕對能夠作為你入場的敲門磚！