什麼是專案管理？專案管理五大流程＆工具分享，帶你成為優秀PM
專案管理是什麼？本文將帶你了解專案管理的關鍵要素，分享專案管理五大流程圖，並說明每個步驟的執行重點，再分享多個專案管理軟體工具，讓你工作更加流暢，最後介紹專案經理的特質有哪些，想成為優秀PM一定要看！
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| 一、什麼是專案管理？專案管理定義＆重要性一次搞懂！ |
一、什麼是專案管理？專案管理定義＆重要性一次搞懂！
在職場上，專案管理是將複雜任務化繁為簡的關鍵能力，不僅關乎任務執行，更是一門整合資源、掌控進度並達成目標的大學問，適用於任何想提升效率的職場工作者與生活管理者。以下就帶你了解什麼是專案管理，以及專案管理的重要性！
（一）專案管理是什麼？關鍵要素全剖析
專案管理所控制的「專案」，是指具有明確目標、資源配置與時程限制的任務或計畫。其目的在於確保專案執行方向正確、資源運用恰當，而團隊中的每位成員都能按照工作分配完成階段性職責，最終能在時限前順利交付出符合目標的成果。
在業界裡，專案管理有個「鐵三角」的形象，中央指標是品質、另外三角分別是成本、時間、範疇，可以想像品質的面積需維持固定，若有一邊的角度變小或變大，則其他元素會隨之調整來切合面積不變的需求。而且通常希望成果品質只能更好，不能比最低門檻再差，所以異動的勢必為 3 個條件間的比例平衡囉！
（二）詳解專案管理的重要性
希望以上說明有助於大家更接近看似很遙遠的專案管理，接下來進一步談談專案管理具體能帶給我們哪些好處吧！
- 提高資源運用成效 ▶「明確規劃＋資源配置」有效保證每個環節執行發揮最大效益，減少不必要的開支與延誤。
- 專案目標清晰一致 ▶ 透過前期需求分析和目標設定、中後期重新對焦及定期檢討，所有成員朝著共同的目標前進，避免浪費心力在錯誤、無關緊要的工作。
- 增進團隊協作效率 ▶ 一切溝通機制、書面紀錄標準化，像是定期會議、文件管理、協作工具的統一，加強資訊透明度與討論效率。
- 有效控管潛在風險 ▶ 率先辨別潛在風險、早一步制定應對策略，包含風險評估表、備選計畫製作等，降低突發狀況對專案的影響，極小化可能的損失。
- 執行進展一覽無遺 ▶ 定時更新 KPI 追蹤、進度報告、里程碑設定時程此類訊息，以便利害關係人即時掌握專案進展，做出正確決策或調整方針。
- 預防交付品未達標 ▶ 利用如 QA 測試、用戶回饋蒐集等管道，系統性地仔細檢查成品，驗證最終交付成果符合基準、品質達標。
- 確認預算的可控性 ▶ 舉凡成本估算、花費細項、事後查核等，時時觀察專案推進是否維持在可接受的成本範圍內，後續亦可用於檢討哪些是非必要支出作為借鏡。
- 加速市場反應速度 ▶ 比方說敏捷管理、快速試驗（MVP 最小可行產品開發）、數據驅動決策等有利於迅速反應市場回饋的途徑，促使專案週期加緊腳步，好的繼續留下、壞的直接淘汰，不斷提升企業競爭力。
- 合併彙整結果數據 ▶ 融合多項流程和任務，專案相關庶務清楚統整在單一報告內，更容易學習的同時，還能改進未來的專案管理實踐。
即使和工作的關聯性不大，生活中的瑣事，何嘗不是由各種切成小方塊的專案所構成的呢？大至未來職涯規畫、小到運動習慣養成，有意識地將專案管理思維投注其中，你會發現自己能夠將時間運用得宜，不會留下遺憾！
二、專案管理五大關鍵流程：專案管理流程圖示讓你一次搞懂！
說到底，究竟該如何做好專案管理？有沒有一套程序能夠先依樣畫葫蘆？若想打造完善的專案管理，基礎的 5 個重點階段劃分不可不知：
- Stage ⑴：專案啟動．找對方向
- Stage ⑵：專案規劃．細節擬定
- Stage ⑶：專案執行．計畫實踐
- Stage ⑷：專案監控．試驗調整
- Stage ⑸：專案結束．經驗汲取
接下來，就讓我們一起透過圖示與詳細說明，更清楚地了解每個階段的重點吧！
🎯專案管理五大流程 Stage ⑴ ：專案啟動．找對方向
專案啟動是釐清目的與需求的第一步，透過撰寫專案章程（Project Charter），確保所有利害關係人（Stakeholders）對目標、範圍與資源分配達成共識，為後續的執行鋪路。此階段主要目的是挖掘尚未明朗的動機，擬出大略方向，加快後續對焦進程，內容包括以下幾點：
- 「這個專案怎麼樣算成功？」
- 「這個專案涉及的範圍、部門有哪些？」
- 「這個專案可動用的資源、預算大概如何分配？」
- 「這個專案個別執行項目的主導者是誰？有哪幾位成員輔助？」
- 「這個專案預計每個時間點要達成的子目標有什麼？可行性高嗎？」
🎯專案管理五大流程 Stage ⑵ ：專案規劃．細節擬定
規劃階段是描繪專案藍圖的過程，需將啟動時確立的大方向具體化，涵蓋 4W1H等核心要素，同時透過運用工作分解結構（WBS）等工具，能將複雜任務拆解成可管理的細項，並詳細規劃時程、預算與潛在風險，為專案的順利執行奠定堅實基礎。
- 為什麼有這個專案、目的為何？（Why）：除了專案目標的文字敘述，還需補充應達成的數據指標（如：提升市占率 → 提升 20％ 的市占率）。
- 投入專案的成員擔任角色為何？（Ｗho）：例如負責人的指派，以活動辦理的專案而言，負責聯絡場地、排定活動細流、廣告素材投放等夥伴的工作職務調配。
- 專案的時、地、執行還要注意什麼？（Ｗhen、Ｗhat、How）：詳盡規劃每個專案里程碑要取得的成果（如：在專案啟動 2 個月之後，轉換率應有 2％ 的上升幅度），並列出為達成子目的會採用哪些方法（如：再行銷、優化網站內容）、預算多寡，最好還可以設想到潛在風險，與後續的危機處理（如：廣告文案若被競業投訴有無對策）。
🎯專案管理五大流程 Stage ⑶ ： 專案執行．計畫實踐
專案執行是將計畫付諸實現且最耗時的階段。如果前期規劃完善，此階段通常能按部就班進行。若是遇到突發狀況，便需仰賴專案經理透過「變更管理」的能力，有條不紊地應對，減少負面衝擊並將其轉化為專案的機會。
🎯專案管理五大流程 Stage ⑷ ： 專案監控．試驗調整
監控流程貫穿整個專案週期，是確保專案能持續朝正確方向前進的關鍵。此階段主要目的在於即時追蹤專案進度、成本與範疇，並確保一切不偏離正軌。透過實獲值管理（EVM）等專業工具，專案經理可以量化地評估專案績效，例如檢查預算是否超支、時程是否延誤，並據此即時調整，以防問題擴大，確保專案目標得以實現。
若是希望專案順利展開，把不可控性減到最低少，建議專案進行期間多留意下列事項：
- 參考過往專案，如有相似的模板、改善意見可以避雷最佳。
- 如期動工執行，能夠提早更好。
- 提前確認資源，盤點有無到位。
- 固定會議對焦，隨時更新消息。
🎯專案管理五大流程 Stage ⑸ ： 專案結束．經驗汲取
當專案項目都交付成果、驗收結束、合約走完、款項付清、開完結案會議就代表專案正式落幕！這時候專案經理們請務必把過程中的學習、檢討彙總，且一定要製作成文檔留存紀錄，為未來的專案提供寶貴的參考與優化依據。
只看文字說明還是學不會？
三、3 大專案管理模式解析！你的組織適合哪一種？
隨著產業類型越來越多元，專案管理方式正同時因應此趨勢，基於上方的 5 個流程衍生出各式各樣的分支，但大致上不會脫離下方 3 種模式。
（一）瀑布式專案管理（Waterfall）
瀑布式管理的最大特點在於「循序漸進的線性框架」。想像一下現在的你正要蓋一棟房子，只是在此之前還需要完成一系列的步驟：
- 需求分析：確定房子的居住成員、裝潢風格、格局分布、規劃預算等必要條件。
- 藍圖設計：根據以上的需求分析，繪製出一份更詳細的施工圖。
- 施工開始：按照繪製好的施工圖，一步一步打地基、砌牆壁、最後裝修內部。
- 機能測試：房子蓋好後，進行水電、結構各種測試，確保房屋的安全性和功能性達標。
- 長期維護：為了維持長久舒適，應定期修補漏水、更換老舊設備來加以維護。
蓋房子其實就是瀑布式專案管理的概念！先將專案分成不同的階段，階段中則有明確的目標和交付成果，且每個環節都有既定的先後順序，不可跳過或者僅重做上一個步驟，待全數完成才公開。為了降低之後修改的風險，於前期的需求調查、設計文件、測試規劃等需投資更多心力， 比較適合需求穩定、不易變更的專案，例如建築業、製造業等。
👉 架構相近的專案管理法：Prince2
（二）敏捷式專案管理（Agile）
敏捷式管理與瀑布式管理完全相反，強調的是「小步快跑的迭代生產」。比方說周遭好友準備慶祝生日，一個專屬的客製化蛋糕不可或缺：
- 小批量、迭代式生產 ▶
- 先烤出一個小的蛋糕原型，讓朋友品嘗看看喜不喜歡。
- 根據他的回饋選擇蛋糕的樣式、口味，並微調細節，直到做出最完美的蛋糕。
- 快速反饋、持續改進 ▶
- 在製作過程中，不斷藉由和朋友溝通，了解他的想法和建議。
- 根據他的回饋迅速調整製作方向，確保蛋糕符合朋友的期望。
- 團隊合作、靈活應變 ▶
- 除了朋友的建議，面對不懂的烘焙知識也可以詢問麵包坊的工作人員，共同解決製作中遇到的問題。
- 有了小的蛋糕原型樣本，加上專業團隊的協助，烹仍時能夠保持彈性，隨時應對朋友的態度變化，或是未知的設備障礙。
從上面的例子剖析，可以看到光是單一個「做蛋糕」的目標就被拆分成數個小型專案（小的蛋糕原型）推進，表示成員們只要完成手上任務，就有機會放上市場試水溫，再基於市場、客戶反應即時做出更新，針對行銷領域、軟體開發等擁抱變化、靈活性高的產業好處多多。
👉 架構相近的專案管理法：Scrum、XP、Lean
| 瀑布式專案管理 Waterfall | 敏捷式專案管理 Agile | |
| 模式 | 線性流程，階段分明，按順序執行 | 迭代式流程，小批量交付，不斷循環 |
| 溝通 | 更強調文字的記錄，每個階段都有詳細的文件輸出 | 重視團隊協作，文件相對簡潔，偏向口頭溝通 |
| 彈性 | 過程中變動難度較高，一旦進入下一個階段，較難回頭修改 | 擁抱變化，能夠快速適應持續調整的需求 |
| 第三方參與 | 如有客戶參與，主要著重在專案初期一同定義需求 | 如有客戶參與，經常會全程密切合作，隨時提供反饋 |
| 風險評估 | 於專案初期進行全面性的評估及規劃 | 每個迭代中進行衡量和管理 |
| 特性總結 |
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| 適用類型 | 需求明確、變動性較低的專案，例如建築、製造 | 追求靈活性、容易變更的專案，例如行銷、軟體開發 |
（三）混血式專案管理（Hybrid）
由於瀑布式管理、敏捷式管理各有其優劣勢，因此業界也逐漸開發出所謂的「混合式／混血式專案管理」：
- 可能是前期以瀑布式管理定調庶務性的計畫；後續利用敏捷式管理開發 MVP 最小可行產品。
- 或者前期經由敏捷式管理迅速盤點潛在需求；後期透過瀑布式管理設計出大量製造的生產線。
混合式專案管理的演變，可說是讓 2 者的特點發揮綜效、彌補原先的不足，視產業、商品、服務決定採行的比例即可，將專案管理的效益再放大。職享要再次提醒大家，專案管理的模式沒有好壞之分，關鍵仍在於尋找到最適合的方法！
四、專案管理工具分享｜選對小助手令專案管理更流暢
既然專案是交給「團隊」管控，那麼如何有效溝通、順暢交流勢必成為焦點，這時圖表、軟體工具等視覺化應用絕對有幫助，協作效率再上一層樓！底下我們推薦的 5 個常見圖表 x 6 個好用軟體趕緊收藏。
（一）想做好專案管理，視覺化絕不能少！
首先，密密麻麻的文字容易拖垮資訊傳達的效果，好懂、易讀的圖表在此派上用場，穿插使用凸顯訊息更清晰。
📊心智圖
- 特色：透過逐步推演的思維，引導使用者腦力激盪、找出新的可能性。
- 使用方式：將專案主軸寫在中心，再向四周發散思考與自由聯想，搭配圖像化資訊，有助於整理與表達思緒，並從關聯中察覺盲區。
📊工作分解結構圖
- 特色：以樹狀框架呈現任務的階級從屬與職責釐清。
- 使用方式：將複雜任務分解成可管理的細項，並標示出各項目負責人、預估成本與時間，有助於降低隱含風險。
📊甘特圖
- 特色：進行專案管理時，甘特圖是規劃時程的最佳工具之一，它以水平軸表示時程、縱軸表示任務名稱。
- 使用方式：將專案時程表視覺化，清楚呈現任務的先後次序與應投入時間，便於檢視進度並及時協調。
📊流程看板
- 特色：透過看板列出專案進展階段，待辦事項猶如任務卡片。
- 使用方式：將任務卡片在「待處理」、「進行中」、「需調整」等看板間移動，使用便利性極佳，常用於敏捷式專案管理。
📊簡易清單
- 特色：初步的工作管理工具，簡單又好上手。
- 使用方式：創建專屬清單，對事項進行分類，並透過勾選完成項目，一覽未完成進度，避免遺漏。
（二）適合專案管理的軟體工具不藏私分享！
專案管理相關職務越來越興盛，為了因應這個浪潮，市面上軟體工具紛紛遍地開花，主打將專案管理常用的圖表、功能通通打包，各式專案管理軟體（Project Management System, PMS）百花齊放，快來看看哪個工具符合組織需求：
📊Trello
- 特色：Trello 主要使用「看板」概念，將專案管理視覺化。每個待辦事項都是一張張可自訂的「卡片」，可輕鬆歸類為「待執行」、「執行中」、「完成」等階段，並可為卡片設定標籤、指派成員。
- 使用方式：將任務建立為卡片，並透過拖放的方式在看板間移動，清楚掌握任務的輕重緩急。同時支援多種檢視方式如行事曆與時間軸，並能透過 App 推播通知，成為一個隨身的專案小助理，非常適合處理事情多、紛雜且零碎的專案。
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📊Asana
- 特色：Asana 介面簡潔，並提供任務清單、看板、行事曆等多種檢視方式。付費方案則進一步提供專案集、報告、時間軸與自動化任務規則設定等功能，適合複雜型專案管理與跨團隊協作。
- 使用方式：使用者可建立工作清單並派任給團隊成員。透過多種檢視面板，能清楚掌握個人的工作項目與團隊協作進度。特別適合需要管理工作與人力配置的團隊，且因支援繁體中文，入門非常輕鬆。
📊Jira
- 特色：Jira 適合軟體開發、IT 服務管理和專案管理團隊，具備強大的「Scrum Board」與「Kanban Board」功能；即時儀表板能動態產出數據報告，幫助團隊掌握專案狀態。
- 使用方式：將大專案拆解成多個執行方案，透過強大的看板與時間軸功能，能清楚呈現團隊每個人的工作流程與專案時程，高靈活度性適合複雜度高的專案。
📊Zenkit
- 特色：Zenkit 結合清單、看板、日曆、甘特圖等多種功能，特別是心智圖的描繪功能廣受好評，特別適合需要透過心智圖進行發想、收斂的團隊。
- 使用方式：使用者可依據不同專案需求，自創工作流程與欄位，並運用連結、子任務、相依性等功能建立一套複雜但易懂的專案結構。此外，它能記錄任務預估與實際完成的時間，作為後續優化的重要依據。
📊Wrike
- 特色：Wrike 可與多個平台串接，強項在於自動化重複性任務、詳盡的時程追蹤及關鍵指標報告。
- 使用方式：輕鬆控管複雜的各類專案，並透過時程追蹤和報告功能，達成里程碑績效。
📊TeamGantt
- 特色：TeamGantt 是一款以甘特圖為主要亮點的強大工具，介面直觀且易於操作，不僅可以列出所有任務的時程，還能設定里程碑與顯示任務進度百分比。
- 使用方式：採用拖放方式，讓使用者輕鬆建立和管理專案排程，能設定任務之間的相互關聯性，並透過內建的清單、檔案共享等功能，大幅降低技術門檻，特別適合著重時程管理的團隊。
眼花撩亂不知道該怎麼評估選擇哪種軟體嗎？建議各位善用每個工具的免費試用版本測試，只要 UI 設計看得順眼、用起來順暢無礙就沒有太大的問題！
另一方面，在這些軟體工具導入之際，導入者務必清楚布達使用指引、建立規則；使用者應仔細瀏覽相關手冊、檢測實作是否順利，有問題即時反應，才能令專案管理工具真正發揮最大價值。
工具僅是輔助！專案管理的核心思想建立更要緊
五、專案經理特質有哪些？想成為優秀 PM 的人別錯過
最後，專案管理中怎能少了靈魂人物—專案經理！不論是正想嘗試發展 PM 職涯的職場人士、已經歷練多年的資深專案經理，甚至是企業在徵求專案管理人才，不妨多加打磨、觀察有無具備 7 大特質。
＃統籌能力
統籌中包含整合資源、協調團隊、確保專案順利推進的能力。統籌能力優越的專案經理們，能在變動裡保持專案的連貫性，同時又能根據專案需求的快速調整，維持各環節有條不紊地穩定運行，大大提升整體執行效率與成功率。
＃溝通能力
溝通、溝通再溝通原則上就是專案經理一天的日常，作為團隊內部、外部利害關係人的橋樑角色。尤其是執行面多半並非由專案經理親自經手，若想確定合作順暢、不同部門理解並落實執行，更需要能夠清楚表達專案目標、協調目前進度、理解客戶需求的溝通能力。
＃領導能力
對內，專案經理引領的是專案團隊內的全部成員，從運用人才、激勵夥伴、化解紛爭等問題皆得巧妙處理，避免工作外的情緒因素影響到整個專案進展，且必須在多重壓力下做出最符合利益的決策，以上都是落在領導能力的範疇！
＃多工處理
就如同我們所說，專案經理是個跨部門、管內外的職位，無法只專注於同一項事務。同個專案裡，從管理時程、監督進度到應對突發狀況，這些均為專案經理的職責；手上其他個別客戶的專案更有撞在一起的可能性，除了靈活出色的多工處理能力，還得時時刻刻穩住心緒。
＃問題解決
專案經理的另一個工作，就是時常在專案進行的流程「主動發現」並想辦法解決中間遇到的各種問題、突發狀況，像是進度落後、資源短缺、技術難題等挑戰，大部分沒有 SOP 可循，都是發生什麼便儘快找出解決方案，排除眼前的不確定性因素，針對瓶頸處對症下藥。
＃數據邏輯
專案當然不能只憑直覺做決策，而是透過敏銳客觀的數據分析來預測專案走向、說服利害關係人。例如專案經理應藉由各階段量化的 KPI 掌控專案進度、匯報執行狀況，假如幸運地提前發現某段進程比預期的落後，才能即時採取必要對策，幫助專案回到正軌。
＃領域專業
「專案經理不是會溝通、協調就好嗎？為何要具備產業知識呢？」以客戶的角度試想，若是推派一個沒有相關背景的專案經理來與你協商，信賴程度是不是就大幅降低了呢？
這裡的專業並不意味專案經理要成為該領域的技術專家，但仍需具備基本的行業知識，與團隊有效溝通、獲取客戶信任。譬如負責軟體開發專案的經理，至少對於敏捷開發、程式架構、用戶體驗等需有一定的概念，才能和工程師、設計師順利協作。擁有專業知識不只是為了提升專案效率，也能讓專案經理更具說服力，贏得利害關係人的信任與支持喔！
六、專案管理課程工作＆生活都適用！【職享科技】帶你提升專案管理能力
「原來專案管理還有這麼多眉角、知識要注意！我想學好專案管理，有沒有合適的資源或專家可以幫助我呢？」光說不練不是真功夫，專案管理課程推薦來找【職享科技】就對了，即使並非專案經理相關工作，對於你的日常生活、職務規劃肯定有所助益！
專案管理的實際範圍比你想像中的還要廣泛，更多精華無法全數包含在今日職享與你聊的內容當中。我們將課程重點劃分，就是要幫大家能深入洞悉專案管理究竟在做什麼：
▶ 不是 PM 也要懂的專案管理課程 ◀
▶ 專案管理之主題課程 ◀
✅ 專案管理—計畫式
✅ 專案管理—敏捷式
✅ 產品設計與思考
✅ 產品設計與衝刺
已經迫不及待想要了解如何落實專案的執行時程、提升專案整體的執行績效、習得有效與各部門溝通的技巧、減少專案執行的困窘、降低專案執行風險、拓展宏觀思維了嗎？即刻聯繫職享科技，所需知識一把抓，人人都能成為精準掌控時間、資源、風險的專家。
誰說只有 PM 要懂專案管理？打造你的高效工作與生活
