職享知識談｜效率倍增！開啟生成式AI工作新時代

效率倍增！開啟生成式AI工作新時代

近年因為AI技術的崛起，使得企業面臨前所未有的挑戰。生成式AI正在改變各行各業工作方式，並且顯著提升企業整體效率。根據麥肯錫的報告，企業在有效整合AI技術後，能夠將業務運營成本降低20%～40%。生成式AI已日益成為提升職場效率的核心工具。但是對企業而言，如何有效讓員工在工作中使用AI技術是關鍵問題。以下將介紹職享合作講師—吳承穎（樂咖）老師的課程：「職場效率AI全攻略」，幫助企業有效掌握生成式AI的應用技巧，並且締造從所未見的高效率。

什麼是生成式AI？為何能提升工作效率？

生成式AI是指根據既有資料或指令創建新內容的人工智慧應用系統。而這些系統能夠在短時間內生成文章、圖片、影片等多形式輸出，並且在許多場合中，生成式AI的表現已經遠遠超越了傳統的自動化工具。例如：運用生成式AI，可以在幾分鐘內撰寫一篇具備完整結構的報告⋯。這樣的工作效率對企業工作流程產生深遠的影響。

對企業來說，能將那些需要大量手動操作、並且可以規律性完成的任務交給AI處理，不僅減輕員工的工作負擔，也可讓員工更集中精力在更具策略性、高價值的工作上。像是在許多企業中，員工需要定期生成財務報告⋯等。這些報告往往格式固定，內容基於特定數據集，而生成式AI（例如：ChatGPT、Notion AI⋯等）可根據簡單的輸入或數據自動生成完整報告，節省手動編輯時間。

然而，雖然AI技術的潛力龐大，但企業在實際應用過程中常常面臨「不知道如何開始」的問題。大多數員工並未系統性學習AI技術，對其應用場景和實作方式缺乏足夠了解。因此，企業若想推動AI技術，就必須透過專業的「AI培訓課程」來達成預期效果。

生成式AI提升職場效率 3大步驟與技巧

一、確定AI應用場景：企業應該先了解生成式AI在職場中的應用場景。不同的行業在使用生成式AI時會有不同需求，了解哪些工作可以由AI替代，哪些工作需要員工親自參與。例如：對於文書工作密集型的職位（例如：行政助理、行銷策劃人員⋯等），使用AI可以大幅提高工作效率；而對於需要高階策略和創意的職位（例如：企業主、高層管理者⋯等），AI則可作為輔助工具，加速數據處理過程，並在更短時間內提供有價值的洞察，幫助管理者做出更準確、即時的決策。

二、選擇適合的生成式AI工具：選擇適合企業需求的生成式AI工具是使用生成式AI提升職場效率最重要的一步。目前市面上有許多AI工具可以幫助提高工作效率，例如：

ChatGPT：用於文本生成、數據分析與問答。
Gamma：用於生成簡報與視覺化資料。
Notion AI：用於文檔創建與知識管理。
NotebookLM ：用於幫助用戶快速生成程式碼、進行數據處理和分析。

三、訓練員工並實施流程優化：雖然生成式AI能夠自動化工作流程，但企業仍需要對員工進行必要課程培訓，讓他們能夠正確使用AI工具，並且熟悉如何將AI工具嵌入日常工作中。此外，企業還應該進行流程優化，將AI工具整合到現有的工作流程中，才能實現最佳效果。

生成式AI提升職場效率 3大步驟與技巧

為了幫助企業更有效率的將AI工具整合到現有工作流程中，職享合作講師吳承穎（樂咖）老師推出了「職場效率AI全攻略」課程，專為尚未系統性使用 AI 的企業而設計。這是一堂設計周密、實用性極高的課程，適合希望提升工作效率、擴展AI應用場景的員工。

課程效益與課程特色：
時長：7小時
課程效益：提升學員的整體工作效率，學員可在課程結束後，實際運用AI工具，並讓工作效率提升10倍以上。
課程特色：課程將從AI基礎知識入手，並實際學習如何應用ChatGPT、NoteBookLM等AI工具，快速實現文書創作、數據處理和簡報生成等高效工作方式。
課程內容：
生成式AI簡介：課程的第一階段將從介紹生成式AI開始，帶領學員深入了解生成式AI的基本運作邏輯。老師會介紹如何藉由生成式AI創建內容，學員將藉由實際案例了解並探索如何在現代職場中靈活運用這些工具，例如：如何自動化生成報告、撰寫業務計劃，甚至是處理複雜的數據分析問題。
AI文書與企劃：接下來，我們進入第二階段：「AI文書與企劃」。很多時候，撰寫計劃書、發想活動企劃或編寫文案是一項耗時的工作，尤其是需要完美呈現思想、結構清晰又具吸引力的文稿時。這階段課程將幫助學員解決問題，學習如何利用生成式AI工具，自動生成高品質的內容，節省大量時間。此外，課程中會有實作練習，學員會親自體驗如何從零開始，利用AI工具創建活動企劃或計畫書。每位學員將親自操作，參考實際案例，將AI應用到工作中，突破過往效率。
AI 簡報製作：在日常工作中，製作專業簡報幾乎是每位職場人必須熟練的工作技巧。舉凡在會議中呈現策略、展示業務成果⋯等，一份精心設計、具備完整結構性的簡報，往往能使報告更具影響力。這階段課程，學員將學習如何利用生成式AI工具，快速生成具完整內容與設計感的簡報。藉由實作練習可掌握如何在短時間內根據工作需求生產出高效、專業的簡報，無論是展示簡報還是商業提案，都能輕鬆搞定。
AI 程式與數據分析：數據分析和程式設計是許多職場人經常面臨的挑戰。尤其是在處理大量數據時，手動操作和編程可能會變得繁瑣且容易出錯。在這階段課程中，我們將專注於如何利用 ChatGPT 自動生成 Excel 公式和 VBA程式碼，從而提高數據處理和分析效率。無論是複雜的數據分析，還是自動生成報表，AI都能幫助你減少繁瑣的人工操作，提升數據精確度和報告可靠性。
生成式AI特性與限制：幫助學員理解生成式AI的關鍵特性，例如：語言理解能力、創造力與現階段的侷限。老師將深入探討AI在實際應用中可能遇到的挑戰，例如：AI生成內容可信度與可控性問題等。學員將學會如何合理使用AI工具，避免過度依賴。
AI指令技巧：最後，課程的重點是「AI指令技巧」。在日常工作中，發出準確且高效的AI指令至關重要。學員將學習如何有效發出指令，準確控制生成的內容，並學會如何根據不同需求靈活應用AI指令。藉由一系列實作，學員將能夠掌握多種指令技巧，學會如何在不同工作場景快速調整AI的生成結果。