職享知識談｜破解專案管理痛點、翻轉效率的實戰攻略一次搞懂！
為什麼專案管理技巧是現代職場的必備能力？
專案管理與職位無關，每個人都需要
專案管理是一門需要綜合職能的藝術，而專案經理（PM）是專案成功的核心力量。事實上在職場中，不只是專案經理需要懂得如何「專案管理」，每個員工都少都需要具備專案管理的其中幾項能力，例如：時間管理、資源管理、溝通協調。即便並非每位員工都會直接負責專案管理，熟悉基本的專案管理技巧對於提高工作效率、加強團隊合作都是有益的，而且這樣才能順利解決在日常專案運作中面臨的時間、成本、資源、風險等多方面挑戰。本文將介紹一些關鍵的專案管理技巧，幫助PM提升專案執行的效率，突破常見的專案管理痛點。
掌握專案流程的價值，幫助專案從混亂到井然有序的過程
沒有系統化的管理，專案容易面臨進度落後、資源不足、部門或團隊之間溝通混亂等問題。透過有技巧的專案管理技巧，可以有效達到以下效果：
- 清楚定義專案範圍
- 合理分配現有資源
- 建立團隊與部門間的共識
- 防範未預料的風險發生
有效的專案管理如何幫助企業創造競爭優勢
根據國際專案管理學會（Project Management Institute）統計，有效執行專案管理的團隊，其專案成功率高出15%—擁有系統性專案管理的企業，專案成功率達到71%，而缺乏專業方法的企業其專案成功率僅有56%。而預算控制方面，同樣根據該學會的調查，有效控制預算的專案比起未有效預算控制的專案，其成功率高出28%。換言之，專案管理做得好，不僅提高效率，更是企業競爭力的隱性資本。
設定明確目標與範疇，以避免讓「專案範疇潛變」
專案於啟動階段時，最重要的是定義專案要做什麼與不做什麼。若沒有清楚的設定範圍與目標，過程中就容易出現專案範疇潛變（Scope Creep），導致專案延遲甚至失敗。
- 什麼是專案範疇？
專案範疇（Project Scope）是指在專案管理過程中，專案所需達成的目標、交付物、任務與各項需求的總稱。簡單來說，專案範疇定義了專案的「範圍」，包含專案需要完成的工作範圍、交付物與專案邊界—哪些是屬於專案的一部分，哪些又是專案外的範疇。
- 為何會出現專案範疇潛變？
是專案管理中常發生的問題，指的是專案範疇在未經正式批准的情況下擴大或變動。這種情況往往會對專案進度、成本、品質等方面產生重大影響，甚至導致專案失敗。以下是專案會出現範疇潛變的常見原因：
A. 需求不清晰或變動頻繁
在專案初期，如果專案範疇與需求定義不夠詳細，會為後續的範疇變動埋下伏筆。隨著專案推進，業主或利害關係人可能會意識到新需求或有新的期望，而這些未經預期與批准的變動會逐步影響專案範疇。
B. 利害關係人的過度干預
不同的利害關係人可能會有不同的需求與期望，當專案經理未能充分管理和協調這些需求時，利害關係人的頻繁干預就會導致範疇潛變。尤其是在向客戶或高層主管溝通不順利時，這種情況容易發生。
C. 團隊缺乏有效定義問題，以致於無法順利溝通
專案範疇潛變的原因經常出自於溝通問題，但溝通失敗最根本的原因是團隊在定義問題時就已出錯，團隊成員間往往無法清晰理解問題的核心，導致產生溝通上的障礙。團隊一但定義了錯誤的問題，後續發想的解決方案也就無濟於事，仍會導致專案進度受阻。因此，有效挖掘並定義關鍵問題，能幫助團隊成員快速聚焦於問題本質，促進精準且高效率的討論與決策，從而提高專案進行的整體效率。
D. 專案計畫不夠嚴謹
一些專案在計畫階段，未能充分評估所有需求與風險，導致專案在執行過程中容易面臨需求變動。如果專案計畫過於模糊或缺少詳細的範疇定義，就容易導致範疇潛變。
E. 未預料的緊急狀況發生
某些專案可能會遇到未預見的情況發生，例如：經濟市場變動、新穎技術突破、客戶的需求有突發性改變。在這些情況下，為了應對這些挑戰，專案團隊或客戶可能會主動要求修改原定範疇，從而導致範疇潛變。
二、實用技巧：SMART目標原則
當我們將SMART目標原則應用於專案時，可以幫助專案的目標清晰、可執行並且產出可衡量的成果。以下是如何在專案中應用SMART 原則的具體示例：
假設專案目標：提升公司網站的用戶體驗（UX）
- S（Specific）—明確具體：目標應該具體且清楚。例如：不是只說「改善網站的用戶體驗」，而是要明確指出改善的具體領域，例如：「提高網站首頁加載速度和優化導航結構，以提升用戶體驗」。
具體目標範例：「重新設計網站首頁的導航欄，並提升首頁加載速度，使得每位用戶在5秒內完成頁面加載。」
- M（Measurable）—可衡量：為了確認目標是否已達成，必須能夠衡量進展。例如：設置具體的衡量標準，如加載速度縮短至某一數值，或者導航改進後的用戶滿意度。可衡量目標範例：「將網站首頁的加載速度從10秒提升到5秒，並根據用戶測評問卷，提升用戶滿意度至少20%。」
- A（Achievable）—可達成：確認目標在專案資源、時間和具備的職能範圍內是可以實現的。例如：雖然提升加載速度很有挑戰，但如果有技術團隊支持並且有一定的時間框架，這個目標是可實現的。可達成目標範例：「與開發團隊協作，優化網站的圖片和代碼，並在兩個月內進行測試和部署。」
- R（Relevant）—相關聯：確保這個目標與專案整體目標與公司長期目標是一致的。例如：改善網站的用戶體驗將有助於提升品牌形象，增加網站訪問量和用戶轉化率，這是與公司業務發展息息相關的。相關聯目標範例：「提升網站用戶體驗，以增強客戶忠誠度，並間接促進公司的業務增長，達到20%的新用戶註冊增長。」
- T（Time-bound）—具時限性：目標需要有明確的時間限制。這樣有助於專案團隊確保專案按時完成，避免拖延並能管理工作進度。
- 具時限性目標範例：「在3個月內完成網站首頁設計改版並測試加載速度的改進。」
專案管理常見痛點處理辦法
專案管理過程中，常常會面臨一些典型的痛點，這些痛點若得不到及時有效的處理，會影響專案的進度、品質甚至整體成效。以下是幾個最常見的專案管理痛點及其解決方案：
- 需求不明確或不穩定：很多專案初期，由於需求不清晰或頻繁變動，會導致專案方向模糊，進度拖延，最終難以達成預期成果。
- 解決方法：透過與利害關係人的深入溝通，清楚定義專案範疇與目標。運用管理工具（例如：Trello）來記錄需求變動，並對變動進行嚴格控制。遵循敏捷方法，定期進行回顧與調整，確保專案與需求始終保持一致。
- 資源短缺與分配不當：資源的缺乏或不合理分配會導致專案進度延遲，並可能造成團隊成員壓力過大，進而影響工作品質與效率。
- 解決方法：利用甘特圖或資源分配表來預先規劃和合理安排每項資源的使用，避免過度依賴某些成員或工具。定期進行資源檢視，根據需求變化調整分配，保持資源的靈活性。
- 溝通不暢：專案管理中，溝通問題是最常見的痛點之一。無論是團隊內部的溝通，還是與客戶、利益相關者的溝通，若處理不當，都可能導致誤解、延誤或錯誤執行。
- 解決方法：定期召開專案會議，並做好會議記錄，讓每個成員確實的了解專案最新狀況。使用專案管理工具進行透明協作與即時溝通。實行明確的溝通協議，定義訊息的傳遞方式、頻率與負責人。
專案管理工具與應用
專案管理工具的選擇與使用對提升工作效率至關重要。以下是一些常見且實用的專案管理工具，幫助你在不同階段達成專案目標。
- Trello：Trello是一款簡單易用的視覺化專案管理工具，適合中小型團隊使用。它的板塊式界面能夠直觀展示任務進度，並支援團隊協作。
應用場景：用於任務分配和進度跟蹤。支援標籤和截止日期的設定，提升任務管理的精確度。
- Jira：Jira是一款強大的專案管理工具，非常適合軟體開發團隊。它支援敏捷管理、bug追蹤和迭代規劃。
應用場景：用於敏捷專案管理和bug追蹤。支援Scrum，實現靈活的專案管理方法。
- Asana：Asana提供直觀的任務管理和進度追蹤功能，並支持多種協作模式，適合複雜的專案和跨部門合作。
應用場景：用於跨部門的協作與溝通。支援時間軸圖示功能，便於長期專案的時間管理。
提升專案成功率的關鍵：實用技巧與最佳實踐
專案管理是一項綜合性的技能，不僅需要具備管理知識與技巧，還需要不斷的實踐與優化。藉由掌握實用的專案管理技巧，來有效處理專案痛點、提升工作效率，並利用合適的工具來讓專案順利執行。希望本文提供的建議與方法能幫助你在日常的專案管理中事半功倍，實現更高的專案成功率！
